КОНСУЛЬСКАЯ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ И АПОСТИЛИЗАЦИЯ.

В соответствии со ст.54 Указа Президента Украины "О Консульском уставе Украины" органы Украины принимают документы и акты составленные при участии властей иностранных государств или такие, которые исходят от этих властей в на рассмотрение лишь при наличии консульской легализации, если другое не предусмотрено законодательством Украины или международным договором, участниками которого является Украина и соответствующее государство.

В свою очередь, в соответствии с Законом Украины "О присоединении Украины к Конвенции, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов", с 15.02.2002 г. неотъемлемой частью Украинского законодательства является "Конвенция, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов" (далее по тексту - Конвенция). Сразу же обращаем внимание, что конвенция отменяет легализацию документов, которые были составлены на территории одной из Договорных государств и должны быть представлены на территории другого Договорного государства.

Консульская легализация официальных документов - это процедура подтверждения действительности оригиналов официальных документов или засвидетельствования подлинности подписей должностных лиц, уполномоченных удостоверять подписи на документах, а также действительности отпечатков штампов, печатей, которыми скреплен документ. При этом консул не несет ответственности за содержание документа.

Порядок осуществления консульской легализации официальных документов, составленных при участии органов государственной власти и органов местного самоуправления, или таких, что от них исходят, как на территории Украины, так и за рубежом установлено Инструкцией о порядке консульской легализации официальных документов в Украине и за рубежом (далее по тексту - Инструкция).

Легализация в установленном порядке документа предоставляет ему право на существование в международном обращении.

При представлении официальных документов на консульскую легализацию физические лица подают документ, который удостоверяет личность, и заявление на совершение консульской легализации, а юридические лица подают письмо-обращение о совершении консульской легализации.

В случае представления заявления представителем физического или юридического лица подается доверенность или другой документ, который подтверждает полномочия действовать от имени этих лиц.

За консульскую легализацию взимается консульский сбор в соответствии с Тарифами консульского сбора, которые утверждаются Министерством иностранных дел Украины по согласованию с Министерством финансов Украины. Указанные тарифы изложены в Приказе Министерства иностранных дел Украины "Об утверждении Положения о консульском сборе Украины".

Консульская легализация осуществляется уполномоченным работником Департамента консульской службы МИД Украины, Представительств МИД на территории Украины или консульским должностным лицом заграничного дипломатического учреждения Украины.

Установлены и требования к официальным документам, которые принимаются на легализацию. Так официальным документом является письменное подтверждение фактов и событий, которые имеют юридическое значение, или с которыми действующее законодательство связывает возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей физических или юридических лиц.

Документы, изложенные на двух и больше отдельных листах, должны быть прошиты, а листы пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Не принимаются на легализацию документы, текст которых невозможно прочитать в результате повреждения, такие, которые написаны или подписаны карандашом или получены через средства факсимильной связи, а также документы, в которых содержится несколько языков одновременно.

Подписи должностных лиц и оттиски печатей должны быть четкими. Удостоверяющая надпись должна быть написана без подчисток, свободные места - прочеркнуты, дописки и другие исправления - оговорены.

Консульская легализация осуществляется исключительно относительно официальных документов, которые выданы при участии органов государственной власти или органов местного самоуправления и не распространяется на документы международных общественных организаций.

Не принимаются на легализацию документы, засвидетельствованные должностными лицами, образцов подписей которых нет в Департаменте консульской службы МИД Украины, Представительствах МИД на территории Украины, заграничных дипломатических учреждениях Украины.

Какие же документы можно легализовать?

Так в соответствии с п.4.1 Инструкции на консульскую легализацию принимаются такие документы:

оригиналы: свидетельств о регистрации актов гражданского состояния; справок органов регистрации актов гражданского состояния; документов об образовании - дипломов и выписок из зачетных сведений (международного образца), свидетельств о специализированной подготовке по медицине, дипломов кандидата и доктора наук; архивных справок, которые выдаются архивными подразделениями Государственного комитета архивов Украины и ведомственными архивами;

другие официальные документы после нотариального засвидетельствования их копий и оформления Министерством юстиции Украины.

Кроме этого Департамент консульской службы МИД Украины также принимает на легализацию:

официальные документы, кроме документов коммерческого характера, составленные и засвидетельствованные на территории иностранных государств органами государственной власти, которые уполномоченные подтверждать их действительность, и предназначены для использования в Украине при условии их засвидетельствования в МИД страны происхождения документа и его дипломатического представительства в Украине в установленном порядке;

официальные документы, составленные и засвидетельствованные непосредственно в дипломатических представительствах иностранных государств в Украине;

официальные документы, составленные и засвидетельствованные компетентными органами государств, с которыми Украина имеет двусторонние (многосторонние) соглашения о правовой помощи, которые предусматривают отказ от легализации официальных документов, для использования в третьих странах, при условии их засвидетельствования в дипломатических представительствах этих государств в Украине.

Заграничные дипломатические учреждения Украины принимают на легализацию официальные документы, составленные и засвидетельствованные на территории государства пребывания или консульского округа органами государственной власти, в компетенцию которых входит проведение процедуры консульской легализации, для их последующего использования в Украине. В данном случае не подлежат консульской легализации официальные документы, составленные и засвидетельствованные в Украине и которые не прошли предварительно засвидетельствования в Департаменте консульской службы МИД Украины.

Обращаем ваше внимание, что легализации не подлежат:

документы и акты, которые противоречат законодательству Украины или могут по своему содержанию нанести вред интересам Украины, или содержат сведения, которые порочат честь и достоинство граждан;

оригиналы, копии и фотокопии паспортов, военных билетов, трудовых книжек, документов, которые имеют характер переписки, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверения водителя, удостоверения личности, нормативно-правовых актах и разъяснениях относительно их применения.

документы, выданные органами и должностными лицами с превышением их полномочий.

Как уже было указано в соответствии с Законом Украины "О присоединении Украины к Конвенции, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов" Украина присоединилась к "Конвенции, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов".

В соответствии с Конвенцией Государства, которые подписали эту Конвенцию, желая упразднить требование дипломатической или консульской легализации иностранных официальных документов, решили заключить с этой целью Конвенцию.

Согласно ст.1 Конвенции она распространяется на официальные документы, которые были составлены на территории одной из Договорных государств и должны быть представлены на территории другого Договорного государства.

Простыми словами апостилизация - это упрощенная процедура легализации документов, которая допускается лишь для официальных документов другого Договорного государства.

Для целей этой Конвенции официальными документами считаются:

a) документы, которые исходят от органа или должностного лица, и которое действуют в сфере судебной юрисдикции государства, включая документы, которые исходят от органов прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

b) административные документы;

c) нотариальные акты;

d) официальные свидетельства, выполненные на документах, подписанных лицами, в их частном качестве, такие как официальные свидетельства о регистрации документа или факта, который существовал на определенную дату, и официальные и нотариальные засвидетельствования подписей.

Однако эта Конвенция не распространяется:

a) на документы, составленные дипломатическими или консульскими агентами;

b) на административные документы, которые имеют прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Постановлением Кабинет Министров Украины от 18 января в 2003 г. № 61 "О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов" предоставлены полномочия на проставление апостиля, что удостоверяет подлинность подписи, кем выступало лицо, которое подписало документ, в соответствующем случае подлинность печати или штампа, которыми скрепляется документ:

Министерству образования и науки - на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые касаются сферы образования и науки;

Министерству юстиции - на документах, которые выдаются органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины Министерству иностранных дел - на всех других видах документов.

Приказом Министерства иностранных дел Украины, Министерства образования и науки Украины, Министерства юстиции Украины от 05.12.2003 года № 237/803/151/5 утверждены Правила проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств (далее по тексту - Правила).

Согласно Правил апостиль проставляется:

на документах, которые исходят от органов судебной власти Украины;

на документах, которые исходят от органов прокуратуры Украины, органов юстиции;

на административных документах;

на документах об образовании и ученых званиях;

на документах, оформленных государственными и частными нотариусами;

на официальных свидетельствах, выполненных на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких как официальные свидетельства о регистрации документа или факта, который существовал на определенную дату, и официальных и нотариальных засвидетельствованиях подписей.

Однако Правила не распространяются:

на документы, выданные заграничными дипломатическими учреждениями Украины;

на административные документы, которые имеют прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых выводов относительно их применения, документов, которые имеют характер переписки.

Не могут быть приняты на территории Украины для проставления апостиля оригиналы официальных документов, выданных учреждениями прежних союзных республик в составе СССР.

Апостиль может быть проставлен на копиях настоящих документов, засвидетельствованных в установленном порядке на территории Украины.

Для проставления апостиля необходимо подать:

оригинал документа, на котором проставляется апостиль, или его копию, засвидетельствованную в установленном порядке;

документ банковского учреждения об оплате услуг по проставлению апостиля или копии документа, который подтверждает право на освобождение от уплаты.

В проставлении апостиля на документе отказывается, если:

документ предназначается для использования в стране, которая не присоединилась к Конвенции или является участницей Конвенции, но выразила возражение против присоединения Украины в соответствии со статьей 12 Конвенции;

текст документа невозможно прочитать в результате повреждения;

документ написан или подписан карандашом или получен через средства факсимильной связи;

в документе есть не оговоренные исправления или дописки;

в полномочия компетентного органа не входит проставление апостиля на настоящем документе;

компетентному органу не удалось получить образцы соответствующих подписей, отпечатков печатей и/или штампов.

Срок рассмотрения документов для проставления апостиля - 5 рабочих дней.

В связи с необходимостью получения образца подписи, оттиска печати и/или штампа, дополнительной информации или разъяснений срок рассмотрения документов на проставление апостиля может быть продлен до 20 рабочих дней.

Дополнительно приводим перечень Государств, в отношениях с которыми для Украины будет действовать Конвенция, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов. Это такие государства: Албания, Австралия, Австрия, Андорра, Антигуа и Барбуда, Аргентина, Багамы, Барбадос, Белиз, Беларусь, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бруней-даруссалам, Великобритания, Венесуэла, Армения, Гренада, Греция, Доминика, Эстония, Израиль, Ирландия, Испания, Италия, Казахстан, Китай, Кипр, Колумбия, Латвия, Лесото, Литва, Либерия, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Македония, Малави, Мальта, Маршалловые Острова, Мексика, Монако, Намибия, Нидерланды, Ниуе, Новая Зеландия, Норвегия, Панама, Перу, ПАР, Португалия, Россия, Румыния, Сальвадор, Самоа, Сан-марино, Свазиленд, Сейшельские Острова, Сент-Винсент и Гренадини, Сент-китс и Невис, Сербия и Черногория, Словакия, Словения, Ст. Лусия, Суринам, США, Тонго, Тринидад и Тобаго, Турция, Венгрия, Фиджи, Финляндия, Франция, Хорватия, Чехия, Швейцария, Швеция, Япония.

Желаем успешной легализации или апостилизации.